Aangifte BTW voor ondernemers; de 15 meest voorkomende vragen

Hoe krijg ik het meeste voordeel op de aangifte BTW? Wat is de meest gemaakte vergissing bij de aangifte BTW? Hoe zit het met de BTW over onkosten en reiskostenvergoeding? En bij een auto van de zaak? Hieronder 15 vragen en antwoorden over een onderwerp dat iedere ondernemer bezig houdt.

Wat is BTW?

De BTW (of omzetbelasting) is een belasting die wordt geheven bij de levering van een dienst of product. Je berekent deze BTW aan je klant en draagt deze af aan de Belastingdienst. BTW gaat dus niet ten kosten van jouw verkoopprijs, maar komt daar bovenop. Dus bij de levering van een dienst aan zowel een ondernemer als consument van € 100 factureer je de klant € 100 + € 21 aan BTW maakt € 121.

Wanneer kan ik BTW terugvragen?

Ondernemers die zelf BTW-plichting zijn, verrekenen de BTW die zij zelf betaald hebben op goederen en diensten die zij inkopen met de BTW die zij inhouden op de goederen en diensten die zij verkopen. Dus als je € 10.000 omzet hebt gerealiseerd tegen 21% BTW, dan moet je hierover € 2.100 aan BTW aangeven op een aangifte. Als je in dezelfde periode voor € 2.000 euro aan goederen en diensten hebt ingekocht en daarover € 420 BTW hebt betaald, draag je het verschil van € 1680 af aan de belastingdienst. Als je in een periode meer BTW hebt betaalt dan dat je hebt afgedragen, krijg je het verschil terug van de Belastingdienst.

Hoe doe ik mijn aangifte BTW?

Bij de start van je onderneming heeft de Belastingdienst per post inloggegevens verstrekt om aangifte te doen via de website van de Belastingdienst. Ook bepaalt de Belastingdienst op dat moment hoeveel keer per jaar er aangifte omzetbelasting gedaan moet worden.

Wanneer doe ik mijn aangifte?

De aangifte BTW moet binnen een maand na afloop van het aangiftetijdvak zijn ingediend. Als je per kwartaal aangifte moet doen is dat dus uiterlijk 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari.

Wat is de meest gemaakte vergissing bij de aangifte BTW?

Zoals aangegeven moet de aangifte binnen een maand na afloop van het aangiftetijdvak zijn ingediend. Binnen die maand moet de betaling ook daadwerkelijk op de rekening van de Belastingdienst staan. Als het bedrag op de laatste dag van de maand wordt overgemaakt is dat te laat en volgt direct een boete.

Wat is de grootste valkuil bij het indienen van een aangifte BTW?

Veel ondernemers schatten hun BTW en daar gaat het fout. BTW moet je niet schatten, dat moet exact berekend worden. Zo voorkom je dat je, door een onjuiste schatting, ineens duizenden euro’s te weinig belasting hebt betaald.

Mocht je als ondernemer in deze valkuil zijn gestapt, dan kan een suppletie uitkomst bieden; een herberekening van de 4 kwartalen waarin duidelijk wordt hoeveel is aangegeven en hoeveel nog niet. Veel ondernemers doen dit niet, maar ook dat is een grote valkuil. Wanneer de Belastingdienst langskomt voor een boekonderzoek, moet je dit alsnog betalen plus de rente en een boete van 100%! De Belastingdienst wil simpelweg krijgen waar het recht op heeft.

Welke impact heeft de aangifte BTW voor mij nou eigenlijk?

De BTW die je over je volledige omzet berekent dien je vervolgens af te dragen aan de Belastingdienst op de eerstvolgende aangifte. Omdat je deze BTW ook weer van jouw opdrachtgever ontvangt is dit ‘vestzakbroekzak’. Daartegenover staat dat de BTW die betaald wordt over kosten op deze aangifte in mindering mag worden gebracht. Je krijgt dat dus terug van de Belastingdienst terwijl je dit in eerste instantie hebt betaald aan je leverancier en ook dit is per saldo nihil. Samenvattend kunnen we zeggen dat in de meeste gevallen de hele BTW-regeling voor jou als ondernemer bijna geen impact heeft…

Dus als ik een verkoopfactuur nog niet betaald heb gekregen ben ik de BTW die ik in rekening heb gebracht ook nog niet verschuldigd?

Voor de aangifte BTW wordt gekeken naar de factuurdatum; indien de datum zich in het tijdvak bevindt waar de aangifte betrekking op heeft dient deze te worden meegenomen; of de verkoopfactuur al wel is ontvangen aan je of niet en of de inkoopfactuur al wel is voldaan of niet maakt voor de aangifte dus niet uit.

Ik ben als ondernemer niet in staat de BTW af te dragen. Wat nu?

Helaas is het niet mogelijk enige vorm van uitstel te krijgen voor betaling van de BTW.

Is de huur van het bedrijfspand met BTW belast?

In principe is verhuur van een bedrijfspand onbelast. Huurder en verhuurder kunnen echter opteren voor BTW-belaste verhuur, waardoor de verhuurder de in rekening gebrachte BTW in aftrek kan brengen. Voorwaarde is wel dat de huurder de BTW voor 90% of meer in aftrek kan brengen.

Wanneer kom ik als ondernemer in aanmerking voor de Kleine OndernemersRegeling (KOR)?

Ondernemers die op jaarbasis minder aan BTW verschuldigd zijn dan € 1.883 komen in aanmerking voor deze KOR. Bij een verschuldigde BTW van € 1883,- of minder, maar meer dan € 1.345, bedraagt de vermindering van te betalen BTW: 2,5 x (€ 1883,- minus (BTW-bedrag)). Is minder dan € 1345,- verschuldigd, dan hoeft u geen BTW te betalen.

Omdat gedurende het jaar uiteraard niet bekend is of u voor uw eenmanszaak in aanmerking komt voor de KOR adviseren wij aangifte te doen over de eerste 3 kwartalen alsof deze regeling niet bestaat. Mocht je uiteindelijk aan de voorwaarden voldoen zal dit in het 4^e kwartaal in jouw voordeel worden gecorrigeerd. Dit om grote BTW-betalingen en/of verrassingen aan het einde van het jaar te voorkomen…

Is het nou wel of niet de bedoeling dat er over onkosten en reiskostenvergoeding BTW in rekening wordt brengt?

Bedragen voor bijkomende kosten, zoals kopieerkosten, telefoon, koerierskosten en reiskosten, maken onderdeel uit van het geleverde goed of de geleverde dienst. Is het goed of de dienst belast, dan zijn de bijkomende kosten ook belast.

Ik rij met mijn privéauto zakelijke kilometers. Kan ik iets doen met de BTW op de autokosten?

Jazeker! Door het bijhouden van de zakelijk gereden kilometers en de kilometerstand van de desbetreffende auto per 1 januari en 31 december kan de verhouding zakelijk\prive worden bepaald. Op basis van deze verhouding mag de BTW op brandstof en onderhoud worden teruggevraagd op de aangifte.

Hoe zit het de auto van de zaak en de BTW?

In principe is alle voorbelasting op brandstof, onderhoud etc aftrekbaar en moet voor het privé-gebruik een correctie van de BTW plaatsvinden. De correctie bedraagt in de meeste gevallen 1,5% of 2,7% van de catalogusprijs vanwege het privé-gebruik.
Rij je minder dan 500 kilometer in privé, dan kan een correctie achterwege blijven. Uiteraard dient dit aangetoond te worden met een sluitende rittenadministratie!

Hoe zit het met de BTW van een (gedeeltelijk) oninbare vordering?

Je mag de reeds afgedragen BTW niet naar eigen inzicht verminderen via een nieuwe aangifte, als je verwacht dat de debiteur toch niet gaat betalen. Als de vordering oninbaar is, is het mogelijk een verzoek tot teruggaaf van de BTW schriftelijk in te dienen. Dit verzoek zal gemotiveerd moeten worden, bijvoorbeeld met een brief van de curator. Het verzoek moet binnen een maand na afloop van het tijdvak waarin het recht van teruggaaf is ontstaan, ingediend worden. Als de ondernemer het verzoek niet binnen dit tijdvak indient, dan resteert een ambtshalve teruggaaf en verspeelt de ondernemer bezwaar en beroepsmogelijkheden.

Over de auteur

Paul Weideman is directeur van Admiprofs en hij neemt samen met zijn team de volledige administratie en alle belastingperikelen uit handen voor hun klanten. Hierdoor kun je je focussen op je core business en heb je geen omkijken meer naar je administratie en belastingzaken. Lees ook onze 10 keiharde beloften waardoor onze klantloyaliteit 100% is.

Wil je ook je administratie uitbesteden en daarmee geld en tijd besparen?
Of heb je een vraag over belastingen of administratie?

Vul dan je hieronder je gegevens op en wij nemen snel vrijblijvend contact met je op.